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Archive for the ‘Google Apps’ Category

TribalOS. Una propuesta de escritorio virtual en la nube.



Recientemente tuvimos noticia de una empresa barcelonesa orientada inequívocamente a la cloud pública y que desde hace más de 3 años viene desarrollando una solución colaborativa en  red , 100% accesible desde un navegador.
La herramienta te propone un escritorio virtual en el que hibridan el paradigma de interfaz de un PC clásico, con las nuevas herramientas de colaboración en red, al estilo de las ofrecidas por chatter de Salesforce.
La solución está albergada en Amazon, utilizando su servicio S3, y tiene acuerdos de colaboración con importantes proveedores de la nube del estilo de Zoho.
Uno de sus puntos fuertes es la edición, colaboración y compartición de documentos ofimáticos tradicionales (word, excel,…) que pueden estar almacenanados en la red pero que a la vez pueden ser editados localmente y guardados transparéntemente en la red. Sin las cortapisas de actualización a últimas versiones que imponen ciertos fabricantes.
Para documentos no-Office ofrecen, incluídos en el pack, los servicios coloborativos de Zoho Docs.
En la actualidad están trabajando en un servicio de edición de documentos almacenados por el usuario en la suite Google Docs, de manera complementaria a los servicios tradicionales para Office y a los de red con Zoho Docs.
El servicio se vende por 1€ al mes-usuario, con un mínimo de 5 usuarios, y ofrecen 5GB de almacenamiento en red por compañía/dominio.

Les deseamos suerte, ya que la tenacidad y capacidad la han demostrado.

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Uso más inteligente del correo: separando el trigo de la paja



La avalancha de correos que recibimos a diario en nuestros buzones supone si no un problema, si una penosa carga.
La aparición de Gmail hace ya unos años supuso un avance cuántico en lo que a herramientas de gestión de correo se refiere.
Añadió tres novedades importantísimas.
La primera, el novedoso concepto de “conversaciones” que agrupa en un solo contenedor todo el conjunto de envíos/recepciones relacionados con un tema común. En segundo lugar, la capacidad de buscar “al modo Google” en tu buzón, facilita extraordinariamente la localización de mensajes, obviando en muchos casos la necesidad de ordenar el correo en carpetas creadas por el usuario.
Finalmente, Gmail añadió capacidades reales de anti-spam, eliminando prácticamente estos correos no-deseados de las bandejas de entrada (ya en el 2006…).

A mediados del 2010, dio otro paso más en la línea de ayudar a ordenar automáticamente la bandeja de entrada, añadiendo la clasificación automática de correos prioritarios.
Con esta funcionalidad opcional, Gmail destaca los correos importantes recibidos. La clasificación en prioritarios es automática y se basa en el comportamiento del usuario, principalmente en el de envío/recepción de correos; en general funciona perféctamente; no obstante existe la posibilidad de degradar o promocionar un correo manualmente para afinar el mecanismo.

Muy recientemente ha añadido tres etiquetas nuevas (“smart labels”) que permiten separar cómodamente un número elevado de correos que sin ser spam, si conviene dejarlos a un lado, para revisarlos cuando sea oportuno. Estas tres nuevas “etiquetas inteligentes” son “masivo” que corresponde en muchos casos al correo comercial no-spam; la segunda es “notificaciones” que son en general respuestas que los servicios y aplicaciones envían automáticamente;  y finalmente “foros” que clasifica las respuestas provenientes de foros, subscripciones, etc.
Esta funcionalidad, está disponible como opción en la pestaña “labs” de la configuración del producto.
Todas estas ayudas de Gmail, te permiten separar el trigo de la paja.

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OCR en español ya en Google Docs


Google acaba de anunciar la disponibilidad en español, y en otros 34 idiomas, de su funcionalidad de OCR para convertir documentos PDF o en formato imagen, a documentos editables Google Docs.

Es otra de las funciones “cómodas” que poco a poco te independizan de la necesidad de usar utilidades específicas en el PC.
Los resultados de la conversión son bastantes buenos; no obstante suele ser necesario retocar el formato resultante para dejarlo como el del original. Los resultados bajan de calidad si el documento original tiene muchas tablas.

Esta función complementaria de Google Docs, se une al soporte nativo a la importación y exportación de documentos PDF, lo que evita de nuevo la instalación de software adicional para la generación de documentos en este formato estándar.

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Y sigue la escalada…

25 febrero, 2011 2 comentarios

Google acaba de anunciar su Google Cloud Connect para Microsoft Office para sus usuarios Business de Google Apps, con el objetivo de aproximarse al castillo Office de Microsoft.
Muy resumidamente este plug-in te da las ventajas ya disponibles en Google Docs (colaboración, edición simultánea entre varios usuarios, almacenamiento en la red, backup continuo, revisión de versiones,…) pero para los usuarios de la suite Microsoft Office en sus versiones 2003, 2007 y 2010.
Para una empresa que utilice Office ( todas…) y quiera tener similares capacidades de colaboración esta obligada a migrar a Office 2010 y a instalar SharePoint 2010, bien en su versión off-line en servidores de la empresa o en su versión on-line.

Este conector procede de la empresa DocVerse que Google compró en marzo del pasado año y compite, además de las propias soluciones de Microsoft, con la de Box.net, que como diferencial ofrece tres diferentes versiones una de ellas gratuita con 5 GB de almacenamiento en red, de la cual hablaremos en otro momento.

Por ahora el conector solo está disponible en inglés y para usuarios de Office para Windows, pero en breve estará disponible para todos los idiomas y tal vez para usuarios Mac.

Google poco a poco se esta acercando a la montaña…

Trabajo colaborativo

21 febrero, 2011 1 comentario

Una de las asignaturas pendientes en nuestras organizaciones es la de favorecer el trabajo colaborativo entre sus miembros.
En general esa colaboración se centra en el empleo de herramientas muy populares pero poco adecuadas para la colaboración, como son el correo electrónico, el teléfono móvil y acceso restrictivos a los sistemas de ficheros centralizados.

Dentro de la nube pública hay ya disponibles varias soluciones, gratuitas y de pago, orientadas a facilitar trabajos de colaboración y de creación entre componentes de un proyecto, una actividad comercial o la simple organización de un  evento empresarial.
Entre las herramientas que lideran esta tendencia, se encuentran el conjunto de aplicaciones agrupadas bajo Google Apps y la herramienta de Salesforce: chatter.com
Chatter es una sencilla, pero muy útil, herramienta de colaboración en grupo, muy en línea con la equivalente Wave de Google.
Permite a grupos de empleados compartir ficheros y url’s y mantener sesiones multi-chat entre ellos. Las conversaciones se agrupan por temas y cada uno elige los que sigue o no; así mismo permite organizarse en grupos de trabajo para recibir las aportaciones de todos sus miembros.
Adicionalmente dispone de aplicaciones complementarias para desktop y para dispositivos móviles que agiliza el añadido y visualización de los documentos desde cualquier tipo de dispositivo.
Hay una versión de pago que añade funciones muy interesantes como un panel de control que sumariza toda la actividad, herramientas de flujo de trabajo, gestión de eventos, etc…

Los departamentos IT no suelen favorecer el uso de estas herramientas en la organización bien apelando a cargas de trabajo o variadas políticas y directivas; el uso gratuito y su disponibilidad 100% a través de navegador hace posible franquear estas barreras.

DropBox llega a los 4 millones de usuarios

16 febrero, 2011 1 comentario

El pasado 20 de Enero, DropBox anunció que había alcanzado los 4 millones de usuarios de su servicio de sincronización de ficheros entre equipos y almacenamiento on-line.
DropBox que fue creada en el 2007 y empezó sus operaciones en 2008, es otro ejemplo del rápido crecimiento de empresas que ofrecen servicios de cloud pública.
DropBox te permite sincronizar ficheros entre tus diferentes ordenadores y “tu” almacenamiento en red. De esta forma puedes mantener la misma información en todos tus dispositivos, ya sean PC’s, Mac’s, Linux,…o incluso móviles Android, iPhone o Blackberry.
Al abrir una cuenta, te ofrece 2 GB de espacio gratuito, el doble que Google Docs, que puedes incrementar hasta los 100 GB mediante una cuota de 20$ al mes.
Funciona muy bien y te evita el tener que estar usando llaves USB o enviar correos electrónicos para disponer de tus ficheros actualizados cuando cambias de ordenador.

Especialmente útil es la opción de sincronizar las fotos que haces con tu móvil y que pasan a tu espacio en la nube DropBox y de ahí automáticamente a tus ordenadores.

Como única pega, los 2 GB gratuitos se quedan cortos para mantener sincronizado todos los documentos de tus ordenadores, lo que te exige ir a la versión de pago o gestionar lo que quieres sincronizar y lo que no.
La felicidad nunca es completa¡¡

Seguridad avanzada en servicios Google


Google acaba de anunciar un nuevo mecanismo para mejorar la seguridad de las cuentas Google:     Verificación en dos etapas.

El mecanismo ya utilizando por muchos bancos on-line (por ejemplo OpenBank), añade un segundo código, además del nombre de usuario y contraseña, para acreditarse en los servicios de Google.
Este mecanismo, opcional, se describe gráficamente en la figura de este post. Una vez introducido correctamente el usuario y contraseña, Google enviará un código mediante un mensaje SMS, que habrá que introducir en una segunda casilla de verificación.
Alternativamente este código se podrá generar en el propio móvil mediante una aplicación específica (para android, iphone y blackberry).
Muy interesante, es la posibilidad que permite forzar esta segunda verificación solo cada 30 días, lo que da un grado de flexibilidad a este potente mecanismo.
El uso cada vez más numeroso de servicios en red hace que la mayoría de los usuarios tiendan a reutilizar contraseñas a lo largo de estos servicios, lo que supone que una ruptura en uno de ellos ponga en peligro al resto.
Esta nueva funcionalidad irá estando disponible para todos los usuarios con cuentas Google a lo largo de próximos días. Para los usuarios con versiones de pago y Education de Google Apps, ya estaba disponible desde  septiembre del año pasado.
Esta inciativa, se une a una serie de medidas tendentes a mejorar la seguridad en el acceso a los servicios en red prestados por Google, entre las que destaca el uso encriptado, por defecto, de las principales aplicaciones (Gmail, Calendar, Docs,…) mediante sesiones https.