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Posts Tagged ‘Google Apps’

Trabajo colaborativo

21 febrero, 2011 1 comentario

Una de las asignaturas pendientes en nuestras organizaciones es la de favorecer el trabajo colaborativo entre sus miembros.
En general esa colaboración se centra en el empleo de herramientas muy populares pero poco adecuadas para la colaboración, como son el correo electrónico, el teléfono móvil y acceso restrictivos a los sistemas de ficheros centralizados.

Dentro de la nube pública hay ya disponibles varias soluciones, gratuitas y de pago, orientadas a facilitar trabajos de colaboración y de creación entre componentes de un proyecto, una actividad comercial o la simple organización de un  evento empresarial.
Entre las herramientas que lideran esta tendencia, se encuentran el conjunto de aplicaciones agrupadas bajo Google Apps y la herramienta de Salesforce: chatter.com
Chatter es una sencilla, pero muy útil, herramienta de colaboración en grupo, muy en línea con la equivalente Wave de Google.
Permite a grupos de empleados compartir ficheros y url’s y mantener sesiones multi-chat entre ellos. Las conversaciones se agrupan por temas y cada uno elige los que sigue o no; así mismo permite organizarse en grupos de trabajo para recibir las aportaciones de todos sus miembros.
Adicionalmente dispone de aplicaciones complementarias para desktop y para dispositivos móviles que agiliza el añadido y visualización de los documentos desde cualquier tipo de dispositivo.
Hay una versión de pago que añade funciones muy interesantes como un panel de control que sumariza toda la actividad, herramientas de flujo de trabajo, gestión de eventos, etc…

Los departamentos IT no suelen favorecer el uso de estas herramientas en la organización bien apelando a cargas de trabajo o variadas políticas y directivas; el uso gratuito y su disponibilidad 100% a través de navegador hace posible franquear estas barreras.

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Seguridad avanzada en servicios Google


Google acaba de anunciar un nuevo mecanismo para mejorar la seguridad de las cuentas Google:     Verificación en dos etapas.

El mecanismo ya utilizando por muchos bancos on-line (por ejemplo OpenBank), añade un segundo código, además del nombre de usuario y contraseña, para acreditarse en los servicios de Google.
Este mecanismo, opcional, se describe gráficamente en la figura de este post. Una vez introducido correctamente el usuario y contraseña, Google enviará un código mediante un mensaje SMS, que habrá que introducir en una segunda casilla de verificación.
Alternativamente este código se podrá generar en el propio móvil mediante una aplicación específica (para android, iphone y blackberry).
Muy interesante, es la posibilidad que permite forzar esta segunda verificación solo cada 30 días, lo que da un grado de flexibilidad a este potente mecanismo.
El uso cada vez más numeroso de servicios en red hace que la mayoría de los usuarios tiendan a reutilizar contraseñas a lo largo de estos servicios, lo que supone que una ruptura en uno de ellos ponga en peligro al resto.
Esta nueva funcionalidad irá estando disponible para todos los usuarios con cuentas Google a lo largo de próximos días. Para los usuarios con versiones de pago y Education de Google Apps, ya estaba disponible desde  septiembre del año pasado.
Esta inciativa, se une a una serie de medidas tendentes a mejorar la seguridad en el acceso a los servicios en red prestados por Google, entre las que destaca el uso encriptado, por defecto, de las principales aplicaciones (Gmail, Calendar, Docs,…) mediante sesiones https.

 

 

Cambios en Google Docs


 

La semana pasada, Google anunció un nuevo interfaz para una de sus aplicaciones emblemáticas: Google Docs.
A medida que se van produciendo cambios, Google va dirigiendo este producto desde un simple editor de texto a una plataforma de  documentos en la red con posibilidades de edición de texto con formato enriquecido.
A principios de este año se añadió la posibilidad de subir vídeos y visualizarlos  directamente desde la plataforma, que se suma a la posibilidad de subir y visualizar pdf, ficheros office, imágenes, etc… Eso si, con un limite de 1 GB para ficheros no-Google Docs; por ahora….
El origen, septiembre de 2006, fue la adquisición por Google de una pequeña start-up que había desarrollado un programa de edición y compartición de documentos on-line, llamado Writely. Esta fue la génesis de Google Documents and Spreadsheets, la apuesta “office” de Google.
Desde esa fecha Google no ha parado de mejorar y añadir nueva funcionalidad a su suite ofimática.
Google pelea en un segmento vital en el que la preeminencia de Microsoft Office es clara y en la que a la vez, existen multitud de soluciones tanto off-line como on-line.
Si bien Google Docs no puede competir en funcionalidad de edición y formato con la versión off-line de Microsoft Office, si lo hace, y muy bien, en la faceta la colaboración y edición en grupo. La actual fortaleza de Google Docs reside en lo fácil y cómodo que es editar documentos en-línea entre varias personas olvidándose del complicado proceso de revisiones y bloqueos al que nos fuerza la edición de documentos Office, que obliga a continuos envíos y reenvíos y provoca muchos sustos de última hora.
Su posicionamiento en el mundo móvil a través de su nuevo  sistema operativo Android y su todavia en pruebas Google Chrome OS, hacen de los servicios prestados por Google Apps y en particular Google Docs un elemento crucial para que el usuario cubra toda o gran parte de su funcionalidad con servicios basados en movilidad e Internet.
La batalla continua…